Os Ladrões de Tempo

No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo stress. Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.

Interrupções : Significa que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você pessoalmente.

Comunicação Deficiente : Ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso.

Reuniões : Muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados.

Telefone : Imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, numa das fontes mais significativas de desperdício de tempo.

Celular : Na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade.

E-mail : Substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas judiciais.

Internet e Intranet : São instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega.

Certamente há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará.

E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: “e se...”.

Autor : Tom Coelho - Consultor, professor universitário, escritor e palestrante.
Visite o site : www.tomcoelho.com.br

Não Utilize o Tempo de Maneira Errada

Fique atento e utilize o tempo de forma correta, veja alguns desperdiçadores de tempo :

Ausência de Foco - Reuniões onde tudo é discutido menos o que realmente interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genéricos onde tudo - ao mesmo tempo nada - é exigido, atrapalham a produtividade de qualquer profissional.

Falta de Concentração - Bate-papo no corredor, televisão, revistas, tudo é motivo para o profissional se desconcentrar e deixar de lado a tarefa que estava realizando.

Ausência de Planejamento - Alguns profissionais não têm o costume de listar suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vão surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade àquelas que são mais importantes.

Acomodação - Desmotivado, exercendo há muito tempo a mesma função, anos na mesma empresa: seja qual for a razão muitas vezes o profissional se acomoda e deixa de procurar fatos e processos novos em sua área de atuação.

Procrastinação - Deixar para amanhã tarefas que poderiam ser feitas hoje. A conseqüência é o acúmulo de trabalho e projetos mal feitos.

Ser Refém do Celular - Há profissionais que não conseguem viver sem o 'dito' e, de ferramenta para maximizar o tempo, o telefone torna-se um suplício. Tocando incessantemente no meio de reuniões e projetos o celular é um inimigo da concentração e da produtividade.

Usar o E-mail de Forma Errada - Checar a caixa de entrada toda hora, perder tempo com mensagens que nada tem a ver com o trabalho e ficar repassando piadas e correntes são atitudes que fazem com que o profissional perca tempo e não consiga dar conta de todas as suas tarefas.

Fonte : Relatório MR&G. Extraído do boletim informativo "Humor Esável nº 17", da psicóloga Izabel Failde.

Administração do Tempo se Aprende na Escola

Por Tom Coelho

A primeira vez que me coloquei a refletir sobre o tema foi durante as chamadas “festas juninas”. A escola organizou, como de costume, uma cerimônia daquelas, com direito a barracas, jogos, comes e bebes. A comemoração, originária da tradição pagã de celebrar o solstício de verão, deve ter chegado às escolas com intuito de confraternização. Depois é que descobriram que o evento poderia funcionar também como um grande reforço do caixa. Alunos criam toda a decoração, pais oferecem as prendas e ambos trabalham na organização, enquanto convidados compram convites e pagam pelos dotes.

O ponto alto de uma quermesse atende pelo nome de quadrilha. Bons tempos em que isso representava alegria e pureza... Creio que logo virá de Brasília uma Medida Provisória exigindo exclusividade no uso do termo!

Mas o fato é que por trás da dança folclórica há toda uma simbologia. A evolução ritmada praticada pelos casais. As coreografias desfiladas com entusiasmo. O cavalheirismo dos jovens a servir as damas, tirando-lhes o chapéu, conduzindo-as com altivez. O respeito ao mestre “marcador” que dita as figurações enquanto todos as seguem. A indumentária campesina, a refletir o caráter popular do ensejo. E a harmonia dos participantes em torno do casamento fictício encenado.

Na semana que antecedeu ao arraial, a escola comunicou aos pais o horário dos festejos. Os pequeninos da primeira série do fundamental iniciariam a dança, seguidos sucessivamente pelos colegas dos anos posteriores. Como bom pai coruja, levantei-me cedo, pois era grande a distância a ser vencida entre minha casa e a escola. E na hora prevista, lá estava eu a postos, sentado na arquibancada, máquina fotográfica em punho, aguardando para registrar o desempenho dos meus filhos.

Foram duas intermináveis horas de atraso, numa manhã fria de sábado, enquanto crianças perdiam o ânimo, e os pais, a paciência. Então notei com tristeza que aquela não era uma ocorrência pontual, mas um comportamento repetitivo. Uma situação que se reprisa a cada aula com um ou dois minutos a mais num dia, três ou quatro minutos a menos em outro; a cada prazo estendido para a entrega de um trabalho; a cada reunião de pais e mestres que carece de pontualidade.

Diante desta indisciplina, deste desrespeito ao uso do próprio tempo, bem como do tempo alheio, nossos jovens são orientados. É por isso que depois vemos vestibulandos desclassificados de concursos por chegarem ao local de prova com portões fechados. Encontramos advogados que perdem prazos para defesa ou contestação, vendedores atrasados para importantes reuniões pré-agendadas, filas de espera em clínicas médicas para consultas com hora marcada.

Educar não se resume a prover alunos apenas de competências técnicas, aquelas vinculadas à inteligência intelectual, embora seja isso que façamos convencionalmente e nunca por inteiro. Educar passa também pelo desenvolvimento de competências comportamentais, aquelas atreladas à inteligência emocional, o que envolve relacionamentos e interação com o ambiente.

Mas educar demanda, ainda, instruir os jovens na prática de competências valorativas, tendo o respeito e a integridade como primordiais, numa lição que se ensina de uma única maneira : através do exemplo.

Tom Coelho, com formação em Economia pela FEA/USP, Publicidade pela ESPM/SP, especialização em Marketing pela Madia Marketing School e em Qualidade de Vida no Trabalho pela USP, é consultor, professor universitário, escritor e palestrante. Visite o site www.tomcoelho.com.br

Dicas para a Mulher Organizar seu Tempo

Por Christian Barbosa

Separei algumas dicas simples e práticas, que podem ajudar as mulheres a cuidarem melhor de seu tempo :

Entenda suas urgências para evitá-las – como as mulheres têm mais urgências diárias, é preciso que você utilize esse índice a seu favor, para diminuí-lo. Entenda por que a urgência aconteceu e o que poderia ser feito para evitá-la. Aprenda com ela e antecipe futuros problemas. Isso poupará muito o seu tempo, apagando incêndios.

Delegue tarefas aos seus familiares – você tem pessoas que moram com você e que também são responsáveis pela casa e seus problemas? Estipule regras e responsabilidades claras. Quando algo acontecer, não se sinta culpada por tudo. Delegue para outras pessoas também.

Decida sua roupa na noite anterior – pela manhã, logo após acordar, é um período de baixa produtividade para muitas mulheres. Se esse for seu caso, deixe toda sua roupa do dia seguinte preparada, passada e arrumada na noite anterior. Isso poupará um bom tempo da sua manhã. Você também pode expandir essas ações deixando pronto seu café da manhã, sua pasta, seus documentos, etc.

Utilize um sistema de pastas – não guarde seus documentos jogados de qualquer jeito. Crie pastas com assuntos específicos: carro, IR, bancos, contas a pagar e receber, imóvel, faculdade, etc. Coloque a papelada na pasta correspondente e sempre terá à mão tudo do que precisar.

Transforme seus familiares em aliados da produtividade – organize com antecipação as tarefas da semana com as crianças. Imprima um quadro com todos os itens que devem ser feitos dia a dia. Estimule as crianças a ticarem o quadro quando algo for concluído. Isso acabará se transformando em uma brincadeira divertida e, ao mesmo tempo, criará hábitos de organização nas crianças e sobrará mais tempo para você.

Organize seus acessórios – compre uma pequena caixa com divisões para seus acessórios. Coloque em cada divisão um item específico: anéis, brincos, colares, gargantilhas, etc. Faça o mesmo com sua maquiagem. Na hora de se arrumar, a organização facilitará a localização de todos os itens e poupará tempo.

Christian Barbosa é empresário, escritor e palestrante especializado em produtividade pessoal.

Tempo : Como Fixar as Prioridades

Depois de descobrir seus objetivos profissionais de curto e longo prazos, é preciso priorizá-los. Cada objetivo envolverá a execução completa de diversas tarefas. Defina quais delas têm maior importância ou urgência. Cuidado : as prioridades do seu chefe podem não ser as mesmas que as suas. Lembre-se que as prioridades mudam constantemente, é preciso reavaliá-las a cada dia.

Classifique as Tarefas
Faça uma lista de suas tarefas atuais, futuras e de rotina. Em seguida, divida-as nos seguintes grupos :

Tipo A : Tarefas importantes e urgentes.

Tipo B : Tarefas importantes ou tarefas urgentes.

Tipo C : Tarefas que não são importantes nem urgentes, mas fazem parte da rotina de trabalho. Se tiver dúvida ao classificar uma tarefa, coloque-a no grupo C ou descarte-a.

Priorize e Delegue Tarefas
Para estabelecer prioridades, observe sua lista de tarefas. Em seguida forme três relações separadas, para as tarefas dos tipos A, B e C. Comece pelas mais urgentes e importantes do grupo A : analise a lista e indique as tarefas que precisam de outras pessoas, as que só você pode fazer e as que podem ser delegadas.

Pense de novo, se alguma delas é supérflua (se for, descarte-a). Envolva os profissionais que não são da sua equipe nas tarefas que exigem a contribuição deles e passe para um colaborador as atribuições passíveis de delegação.

Em consequência, as listas de tarefas A, B e C ficarão bem mais curtas, permitindo que você planeje seu dia. Estime o tempo necessário para concluir cada tarefa (anote a previsão ao lado do ítem). Desse modo, você terá mais condições de coordenar as contribuições dos colegas, de se preparar para reuniões e de planejar projetos de longo prazo.

Planeje o Dia
Todos os dias de trabalho devem ser formados por uma mescla de atividades A, B e C. Planeje um número de tarefas que você poderá concluir num só dia, tendo o cuidado de não esticar demais a jornada de trabalho. Distribua os três tipos de tarefas aleatoriamente ao longo do expediente : desse modo, você poderá alternar momentos de intensa concentração (tarefas A) com menos tensos (tarefas B e C).

Fonte : Tim Hindle da Consultoria Working Words - London

Administração do Tempo : Defina Prioridades

A administração do tempo é mais do que controlar as horas, é o gerenciamento de nós mesmos em relação ao modo como dispomos do tempo. É a arte de organizar, programar e orçar o próprio tempo com o propósito de se tornar mais eficaz e produtivo. Esta arte é especialmente essencial para quem é dono de seu próprio negócio, tanto para o grande como para o pequeno empreendedor e, sobretudo, para o patrão de si mesmo.

Todos nós temos muitas coisas para fazer e nunca temos tempo suficiente. Muitas coisas são deixadas inacabadas. Com o passar do tempo, as tarefas inacabadas se tornam críticas e nos vemos envolvidos em crises, tendo que parar tudo e agir como bombeiros, apagando incêndios. Caímos numa roda viva: as crises tomam tempo, coisas importantes deixam de ser feitas, gerando atrasos e novas crises.

Como sair desta roda viva e assumir o controle de como usamos nosso tempo? Talvez você pense em adquirir um sofisticado software para agendar e gerenciar suas atividades. Tudo bem se você gosta destes tipos de aplicativos mas, na verdade, isto não é o essencial. Basta uma simples folha de papel, pois o essencial é sua atitude de considerar seu tempo um recurso valioso que deve ser usado com inteligência e criatividade. Tenha sempre em mente que tempo perdido é tempo irrecuperável, você não pode fazer o relógio voltar atrás. Você pode repor o leite derramado; quanto ao tempo perdido, só lhe resta chorar.

O segredo do sucesso : as coisas mais importantes em primeiro lugar.

Priorizar significa fazer escolhas sobre o que é e o que não é importante. Para priorizar efetivamente, você precisa ser capaz de reconhecer o que é importante, bem como ver a diferença entre urgente e importante. As tarefas importantes, ou altamente prioritárias, são aquelas que nos ajudam a atingir nossos objetivos de longo prazo ou que podem ter outras conseqüências significativas no longo prazo. São tarefas com impactos relevantes sobre nossos objetivos, sonhos, planos e estratégias.

À primeira vista, muitas tarefas do dia-a-dia parecem igualmente importantes e urgentes. Contudo, uma olhada mais cuidadosa revela que muitas tarefas urgentes não são realmente importantes num enfoque de longo prazo. Ao mesmo tempo, coisas que são muito importantes, como melhoria de métodos, criação de novos produtos, melhoria de nossas competências, mais tempo com a família, ampliação da rede de relacionamentos, freqüentemente não são urgentes. Como bem disse o General Eisenhower, comandante das forças aliadas na Segunda Guerra Mundial: “O importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante”.

Fonte : Jairo Siqueira

Administre Melhor o Tempo com Organização

O correto aproveitamento do tempo não envolve somente planejamentos, mas a própria vida cotidiana como um todo. É com a organização básica praticada no dia-a-dia que adquirimos a habilidade em administrar o aproveitamento do tempo. Quem não tem organização pessoal acaba perdendo muitas oportunidades, desperdiçando recursos em excesso e direcionando esforços para as atividades erradas. O resultado muitas vezes é um estado de esgotamento, falta de motivação e ineficiência em conduzir nossa existência como um todo.

Se não somos organizados podemos reverter esse quadro porque a capacidade de organização é uma habilidade que pode ser desenvolvida. Não existe uma receita pronta, entretanto, é imprescindível ter disciplina e determinação para adquirir tal competência.

É importante salientar que uma pessoa organizada não significa o mesmo que ser metódica, que geralmente é caracterizada pela rigidez e inflexibilidade. Para ser organizado é preciso ser flexível, fator efetivo na auto-organização, e é a partir dele que conseguimos lidar com as interferências externas em nossas vidas, nos adaptando e atuando de forma mais coerente possível frente às adversidades, atingindo os resultados esperados com tranqüilidade.

Seguem algumas dicas básicas para se organizar :
- Priorize a organização da sua mesa de trabalho, tente mantê-la limpa, sem excessos de papéis e pastas;
- Responda imediatamente, sempre que possível, as suas correspondências e e-mails;
- Arrume suas gavetas pelo menos uma vez por semana, descartando as inutilidades;
- Adote um critério para catalogar arquivos e livros, ordenando por assunto ou ordem alfabética;
- Evite anotações em pequenos papéis, reduzindo as chances de extravio;
- Faça backup dos seus arquivos diariamente;
- Atualize a sua agenda telefônica sempre que for informado da mudança do número de um cliente, fornecedor ou amigo;
- Pratique atividades físicas, cuide da saúde, utilize recursos para manter o equilíbrio físico, mental e emocional.

Fonte : Paula Oliveira - Editora Abril.