Tempo : Como Fixar as Prioridades

Depois de descobrir seus objetivos profissionais de curto e longo prazos, é preciso priorizá-los. Cada objetivo envolverá a execução completa de diversas tarefas. Defina quais delas têm maior importância ou urgência. Cuidado : as prioridades do seu chefe podem não ser as mesmas que as suas. Lembre-se que as prioridades mudam constantemente, é preciso reavaliá-las a cada dia.

Classifique as Tarefas
Faça uma lista de suas tarefas atuais, futuras e de rotina. Em seguida, divida-as nos seguintes grupos :

Tipo A : Tarefas importantes e urgentes.

Tipo B : Tarefas importantes ou tarefas urgentes.

Tipo C : Tarefas que não são importantes nem urgentes, mas fazem parte da rotina de trabalho. Se tiver dúvida ao classificar uma tarefa, coloque-a no grupo C ou descarte-a.

Priorize e Delegue Tarefas
Para estabelecer prioridades, observe sua lista de tarefas. Em seguida forme três relações separadas, para as tarefas dos tipos A, B e C. Comece pelas mais urgentes e importantes do grupo A : analise a lista e indique as tarefas que precisam de outras pessoas, as que só você pode fazer e as que podem ser delegadas.

Pense de novo, se alguma delas é supérflua (se for, descarte-a). Envolva os profissionais que não são da sua equipe nas tarefas que exigem a contribuição deles e passe para um colaborador as atribuições passíveis de delegação.

Em consequência, as listas de tarefas A, B e C ficarão bem mais curtas, permitindo que você planeje seu dia. Estime o tempo necessário para concluir cada tarefa (anote a previsão ao lado do ítem). Desse modo, você terá mais condições de coordenar as contribuições dos colegas, de se preparar para reuniões e de planejar projetos de longo prazo.

Planeje o Dia
Todos os dias de trabalho devem ser formados por uma mescla de atividades A, B e C. Planeje um número de tarefas que você poderá concluir num só dia, tendo o cuidado de não esticar demais a jornada de trabalho. Distribua os três tipos de tarefas aleatoriamente ao longo do expediente : desse modo, você poderá alternar momentos de intensa concentração (tarefas A) com menos tensos (tarefas B e C).

Fonte : Tim Hindle da Consultoria Working Words - London